Styret er fotballgruppas høyeste myndighet mellom årsmøtene og har ansvaret for driften av fotballgruppa i Just IL.

I Just ILs organisasjonsplan heter det: «Hver undergruppe skal ledes av et gruppestyre, bestående av minimum tre medlemmer. Begge kjønn skal være representert og lik kjønnsfordeling skal etterstrebes.» I tillegg har fotballgruppa besluttet at minimum et av styremedlemmene skal være en ungdomsrepresentant (et medlem i aldersgruppen 15 – 19 år). Dette gjør vi for å sikre at medlemmene i gruppa blir sett og hørt når ulike avgjørelser skal tas.

Som Kvalitetsklubb, er det krav om at flertallet i styret innehar minimum NFFs fotballederkurs 1-kompetanse.

Faste oppgaver for styret:

• - Sette i verk årsmøtets og overordnede organisasjonsledds (Just IL, NFF Agder, NFF og Norges Idrettsforbund) regelverk og vedtak.
• - Påse at økonomien i fotballgruppa forvaltes på en forsvarlig måte, i samsvar med de vedtakene som er fattet på årsmøtet eller i hovedstyret.
• - Materialforvalteroppgaver for fotballgruppa. Ha kontroll på og bestiller inn nytt utstyr ved behov.
• - Etter behov oppnevne komiteer, utvalg eller personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for deres funksjoner.
• - Representere klubben utad, for eksempel i møter med NFF Agder.
• - Representere fotballstyret med (minst) en representant i de tre underliggende utvalgene i fotballgruppa.

Andre viktige oppgaver:

• - Påse at idrettens og fotballforbundets retningslinjer for aktivitet følges i fotballgruppa.
• - Stå for fotballgruppas organisatoriske ledelse, sørge for at alle nødvendige verv er besatt.
• - Oppdatere fotballgruppas årsplan.
• - Arrangere sesongavslutningsfest/årlig verdimøte for spillere, trenere foreldre og foresatte.
• - Lage årsberetning fra fotballgruppa til årsmøtet i Just IL.
• - Oppdatere fotballgruppas klubbhåndbok og utarbeide/vedta andre nødvendige dokumenter.
• - Har hovedansvaret for arbeidet med Kvalitetsklubb.

Styret fordeler selv de ulike oppgavene som faller inn under deres ansvarsområder, enten seg imellom, eller til andre personer i fotballgruppa.

Styrets arbeid

Styret i fotballgruppa har ca. seks møter i året, tre hvert halvår. I tillegg kommer den årlige sesongavslutningsfesten og fotballgruppas årsmøte, som styret har ansvaret for.

Styremøtene avholdes, som regel, i møterommet på Justvik bydelshus.

Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Styremedlemmene plikter å respektere et styrevedtak, selv om det er fattet mot vedkommende sin egen stemme.

Styremøter kan avholdes skriftlig (for eksempel per. e‑post) eller i fjernmøte (for eksempel per. telefon/videokonferanse) dersom et flertall av styre medlemmene gir sin tilslutning til dette. Det skal alltid føres protokoll fra styremøtene.

Hvert styremøte bør innledningsvis starte med spørsmål om det foreligger mulig inhabilitet i noen av sakene, og behandlingen av inhabilitet skal alltid protokolleres.

Styreroller med rollebeskrivelser

Styret i fotballgruppa fordeler selv de ulike rollene seg imellom.

Leder

Leder styrer fotballgruppas arbeid.

Hovedoppgaver:

• - Være fotballgruppas ansikt utad. Representerer fotballgruppa i møter med hovedstyret, NFF Agder o.l.
• - Bestemmer når det skal være styremøter.
• - Lager saksliste til styremøter.
• - Leder styremøtene.

Nestleder

Fungerer som leder i leders fravær.

Hovedoppgaver:

• - Bistår leder i dennes arbeid.
• - Representerer fotballgruppa i møter med hovedstyret, NFF Agder o.l.
• - Har definerte oppgaver, på samme måte som ordinære styremedlemmer.

Materialforvalter

Fotballstyrets kan utpeke et medlemmene til å inneha rollen som fotballgruppas materialforvalter, eller de kan dele på oppgaven seg imellom. Materialforvalteren har hovedansvar for å ha oversikt over drakter og utstyr tilhørende fotballgruppa. Ved behov for nytt utstyr, utformer materialforvalteren en bestilling fra fotballgruppa, som så videresendes idrettslagets materialforvalter (nestleder i hovedstyret), som så videreformidler bestillingen til idrettslagets utstyrsleverandør.

Styremedlemmer

Styremedlemmene møter til styremøter. Styret fordeler selv ulike roller seg imellom, f.eks. sekretær/protokollfører og øvrige roller underlagt fotballstyret. Styret skal være representert med (minst) et medlem i hvert av de ulike utvalgene som er underlagt fotballstyret.

Øvrige roller underlagt fotballstyret

Det er en del ulike roller med oppgaver direkte underlagt fotballstyret. Styremedlemmer kan inneha disse rollene, men det er ikke noe krav, rollene kan besettes av personer utenfor styret.

Rekrutterings-/oppstartsansvarlig

Rekrutteringsansvarlig har, sammen med trenerveileder og dommeransvarlig, hovedansvaret for rekrutteringen av nye dommere, spillere, trenere og andre lagsroller til fotballgruppa i Just IL. Hovedoppgaven er oppstart av nye årganger/lag hvert år.

Rekrutteringsansvarlig må kjenne til NFF, idrettslaget og fotballgruppa sine visjoner, verdier, mål, handlingsplaner, rutiner og retningslinjer. Personen må gjennom sin væremåte opptre som en god ambassadør for fotballen i Just IL.

Just IL sin fotballgruppe arrangerer (minst) to rekrutteringsarrangement i løpet av året, et på våren, for høstens nye førsteklassinger, og et ved skoleårets begynnelse, som et rekrutteringsarrangement for alle lag i Just IL, og som en markering av at høstsesongen er i gang. Rekrutteringsansvarlig, i samarbeid med styret i fotballgruppa, har ansvaret for gjennomføringen av disse arrangementene.

Oppgaver og ansvarsområder til rekrutteringsansvarlig

• - Rekrutteringsansvarlig har, i samarbeid med styret og sportslig utvalg, ansvar for å utforme og videreutvikle fotballgruppas rekrutteringsplan og å sørge for at denne følges opp.
• - Rekrutteringsansvarlig har hovedansvaret for å planlegge og gjennomføre rekrutteringsarrangementene som arrangeres i fotballgruppa.
• - Rekrutteringsansvarlig følger opp nyetablerte lag den første tiden, og hjelper dem med planlegging og gjennomføring av de første foreldremøtene. Disse møtene bør finne sted i løpet av kort tid etter oppstart.
• - Rekrutteringsansvarlig rekrutterer fjorårets trenere for førstetrinnslag som faddere for inneværende års førstetrinnslag og sørger for, sammen med disse fadderne, at de nye trenerne får hjelp og støtte de første ukene.
• - Rekrutteringsansvarlig har, i samarbeid med trenerveileder, ansvar for å rekruttere de nye trenerne til å ta del 1 av grasrottrenerutdanninga gjennom kurs som tilbys internt i idrettslaget.
• - Rekrutteringsansvarlig har ansvar for at invitasjon til vårens rekrutteringsarrangement for høstens førsteklassinger spres gjennom barnehager og andre viktige kanaler, eventuelt også få innpass på foreldremøter for å informere om tilbudet i Just IL.
• - Rekrutteringsansvarlig har ansvar for å være i dialog med Justvik skole og å få innpass på høstens første foreldremøte for første trinn, for der å kunne informere om tilbudene i Just IL.
• - Rekrutteringsansvarlig skal være behjelpelig ovenfor dommeransvarlig, når det gjelder rekruttering av nye klubbdommere og rekrutteringsdommer i idrettslaget. Det er dommeransvarlig som har hovedansvaret for dette arbeidet, men rekrutteringsansvarlig bistår ved behov.

Rapportering og oppfølging

Rekrutteringsansvarlig kan med fordel ha en plass i fotballgruppas styre, men det er ikke et absolutt krav. Rekrutteringsansvarlig samarbeider tett med sportslig utvalg, primært trenerveileder og dommeransvarlig, og rapporterer til fotballgruppas styre.

Krav til kompetanse og erfaring

Det er ingen absolutter krav til rekrutteringsansvarliges kompetanse og erfaring, men vedkommende bør ha erfaring fra roller rundt lag og bør også ha formell kompetanse som Fotballederkurs 1 og Grasrottrener del 1. Denne kompetansen vil være til hjelp i rekrutteringsansvarlig sitt arbeid.

Kvalitetsklubbansvarlig

Fotballgruppa i Just IL ønsker å forbli en Kvalitetsklubb. For å få dette til, har vi behov for en person som har styringen i dette arbeidet. Kvalitetsklubbansvarlig i fotballgruppa skal:

• - Være klubbens kvalitetssikrer og kontaktperson mot krets/NFF Agder.
• - Sørge for at kvalitetsklubbsystemet setter en standard på trener, leder og verdiarbeid i fotballgruppa.
• - Være pådriver for å tydeliggjøre, bevisstgjøre og konkretisere hva Norges Fotballforbund legger i god kvalitet i fotballgruppas planverk og praksis.
• - Synliggjøre internt i fotballgruppa at systemet gir anerkjennelse til idrettslaget dersom det arbeides bevisst med verdi- og utviklingsarbeidet.
• - Sammen med fotballstyre utforme og videreutvikle nødvendige planer og dokument.

Jentefotballansvarlig

Just IL ønsker å styrke og videreutvikle jentefotball i idrettslaget og har derfor en egen rolle som jentefotballansvarlig. Den jentefotballansvarlige skal jobbe med å styrke jentefotballens stilling i idrettslaget gjennom kursing, rekruttering og informasjon. Jentefotballansvarlig vil ha et nært samarbeid med rekrutterings-/oppstartsansvarlig og sportslig utvalg, nærmere bestemt sportslig leder og trenerkoordinator.

Hovedoppgaver vil være:

• - Legge til rette for etablering av nye jentefotballag.
• - Rekruttere nye jentefotballspillere.
• - Sørge for nært samarbeid med øvrige jentelag i idrettslaget.
• - I nært samarbeid med oppstartsansvarlig arrangere egne jentefotballarrangement.
• - Jobbe for å heve jentefotballens status i fotballgruppa.
• - Være kontaktperson angående jentefotball opp mot NFF/NFF Agder.

FIKS-ansvarlig

Fotballgruppa i Just IL skal ha en FIKS-ansvarlig. Oppgaver tillagt funksjonen er:

• - Forankring – sørge for at klubbens ledelse til enhver tid kjenner til alle påkrevde FIKS-oppgaver.
• - Brukeradministrasjon - påse at klubben til enhver tid har personer i klubben med nødvendige «tilganger» i FIKS.
• - Brukeropplæring – sørge for at personer med tilgang til FIKS innehar riktig kompetanse til å utføre påkrevde oppgaver. Dette gjøres i samarbeid med NFF Agder.

Det kan være praktisk at en og samme person innehar rollene som både FIKS-ansvarlig og Overgangsansvarlig.

Overgangsansvarlig

Dersom en spiller ønsker å melde overgang til en annen klubb, eller at en spiller utenfra ønsker å melde overgang til Fotballgruppa i Just IL, er prosessen for dette regulert i NFFs «Overgangsreglement».

For å sikre at en slik overgang skal skje på en ryddig måte, er det viktig at lederen kjenner til rutinene i slike saker, eller eventuelt delegerer slike saker til en annen person i styret eller klubben.

Det er viktig å kjenne til at:

• - En overgang krever at en del formalia skal være på plass.
• - Det er viktig og nødvendig for at det skal være mest mulig ryddighet ved en overgang.
• - Det er viktig å huske at gammel klubb kan stoppe en overgang dersom en spiller har uoppgjorte forpliktelser til klubben.
• - Overgangen gjennomføres elektroniske i FIKS.

Overgangsansvarlig gis ansvar til å opprette forespørsler/overganger, og også å godkjenne overganger fra egen klubb.

Norges fotballforbund og Fotballkretsen krever at det i hver klubb skal være én til to personer som av klubbstyret gis tilgang til FIKS.

Ansvarlig banedisponering/fordeling av treningstid

Det er mange fordeler ved å la hele årstrinn trene samtidig. Spillere på årstrinnet kjenner hverandre på banen og dermed også i skolegården! Samtidig blir barn fra forskjellige skoler kjent med hverandre gjennom fotballen før de eventuelt skal gå sammen på ungdomstrinnet.

Man kan tilrettelegge for differensierte treninger ut fra ferdighetsnivå og modning.

Det er også mange fordeler med å organisere klubbens treningstider slik at det legges til rette for hospitering.

En ansvarlig for banedisponerings oppgaver:

• - Til enhver tid ha den fulle oversikten over klubbens treningstider og kamper.
• - Sørge for at disponeringen av banen legges lett tilgjengelig for alle i klubben, på f.eks. hjemmesiden.
• - Legge til rette for gode rutiner slik at endringer kommuniseres ryddig mellom trenere/lagledere og banedisponeringsansvarlig.
• - Legge til rette for at hele årstrinn kan trene sammen.
• - Legge en «treningstidkabal» som legger til rette for hospitering (for eksempel ved at tolv- og trettenåringer trener på ulike dager.)